AVISO DE PRIVACIDAD

Colegio de Arquitectos del Ecuador – Provincia de Pichincha

 

El Colegio de Arquitectos del Ecuador – Provincia de Pichincha (CAE-P) informa a sus socios, a los participantes de sus actividades y a las demás personas con las que se relaciona cómo trata sus datos personales, en cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

1. Responsable del tratamiento

Responsable: Colegio de Arquitectos del Ecuador – Provincia de Pichincha (CAE-P).

Dirección: Núñez de Vela N35-204 e Ignacio San María, Quito, Ecuador.

Teléfonos: (593) 2 243 3047 / (593) 2 243 3048.

Correo electrónico: inforcae@cae.org.ec.

2. Delegada de protección de datos personales

Doctora Maura Vélez Mora, correo electrónico: administrador@tamayo-abogados.com.

3. Personas cuyos datos tratamos

El CAE-P mantiene bases de datos con información de las siguientes personas:

• Socios activos y pasivos, incluido el registro histórico de profesionales inscritos en el Colegio.
• Asistentes e inscritos en eventos, cursos, talleres, charlas, visitas guiadas y demás actividades, sean profesionales, estudiantes o público en general.
• Participantes en la Bienal Panamericana de Arquitectura de Quito (BAQ), sus premios y concursos, y en los concursos de arquitectura y diseño urbano que organiza el CAE-P.
• Conferencistas, expositores, críticos, jurados, instructores e invitados especiales.
• Autores y colaboradores de las publicaciones de CAE-P Editores y autores de las obras incluidas en los recorridos de CAE Visita.
• Personas de contacto de aliados estratégicos, auspiciantes y promotores de concursos.
• Integrantes de la comunidad de WhatsApp del CAE-P.
• Trabajadores y colaboradores del CAE-P y de sus proyectos.
• Personas que ingresan a la sede del CAE-P.

4. Datos que tratamos

Según la relación que mantenga con el CAE-P, podemos tratar los siguientes datos:

• Identificación: nombres y apellidos, número de cédula o pasaporte, nacionalidad.
• Contacto: correo electrónico, número de teléfono, dirección.
• Información académica y profesional: título, institución de estudios, trayectoria, cargo y entidad a la que representa.
• Información de la relación con el CAE-P: calidad de socio, aportes, inscripciones, asistencia, certificados, postulaciones, obras y proyectos presentados.
• Información económica: datos de facturación y de los pagos realizados.
• Imagen y voz, en fotografías y grabaciones de las actividades del CAE-P y en las imágenes de videovigilancia de la sede.
• Número de teléfono y nombre de perfil de WhatsApp, para quienes se unen a la comunidad.
• Datos laborales de trabajadores y colaboradores, incluidos los que exige la normativa laboral y de seguridad social.
• El CAE-P solo solicita los datos necesarios para cada finalidad. No solicitamos datos sensibles, salvo los que exija la normativa laboral y de seguridad social respecto de nuestros trabajadores.

5. Finalidades y base legal

El CAE-P trata los datos para las siguientes finalidades, según la relación que mantenga con cada persona:

1. Socios

• Gestionar la afiliación, el registro de socios, los aportes, la emisión de certificados y la prestación de los servicios y beneficios del Colegio.
• Facturar los aportes y servicios.
• Informarles sobre eventos, cursos, concursos, la BAQ y demás actividades del CAE-P, con o sin costo.
• Mantener el registro histórico de los profesionales que han sido socios del Colegio.

Base legal: cumplimiento de obligaciones contractuales; cumplimiento de una obligación legal (facturación); interés legítimo del CAE-P (envío de información y registro histórico), al que el socio puede oponerse en cualquier momento.

1. b) Asistentes e inscritos en actividades

• Gestionar la inscripción, el cobro, la facturación, el control de asistencia y la entrega de certificados en eventos, cursos, talleres, charlas, visitas guiadas y demás actividades.
• Enviar información sobre otras actividades del CAE-P a quienes no son socios.

Base legal: ejecución de medidas precontractuales a petición del titular y cumplimiento de obligaciones contractuales (inscripción y participación); cumplimiento de una obligación legal (facturación); consentimiento del titular (envío de información a quienes no son socios).

1. c) Participantes en la BAQ y en concursos

• Gestionar la inscripción, el cobro y la facturación.
• Administrar la evaluación anónima de las propuestas.
• Comunicar y publicar los resultados, entregar los premios y difundir las obras premiadas con el nombre de sus autores.

Base legal: ejecución de medidas precontractuales a petición del titular y cumplimiento de obligaciones contractuales, conforme a las bases de la convocatoria; cumplimiento de una obligación legal (facturación).

1. d) Conferencistas, críticos, jurados, instructores, invitados y autores

• Coordinar su participación en las actividades, publicaciones y recorridos de CAE Visita, y gestionar los pagos que correspondan.
• Difundir su nombre, trayectoria e imagen como parte de la promoción de la actividad y reconocer la autoría de sus obras.

Base legal: cumplimiento de obligaciones contractuales; cumplimiento de una obligación legal (pagos y retenciones tributarias).

1. e) Aliados, auspiciantes y promotores de concursos

• Gestionar los convenios y la relación con la entidad a la que representan.

Base legal: cumplimiento de obligaciones contractuales.

1. f) Integrantes de la comunidad de WhatsApp

• Enviarles información sobre las actividades del CAE-P, conforme al aviso de privacidad específico de la comunidad.

Base legal: consentimiento del titular.

1. g) Asistentes a actividades y personas que ingresan a la sede

• Registrar en fotografías y videos las actividades del CAE-P y difundirlos en sus canales institucionales.
• Proteger a las personas y los bienes de la sede mediante videovigilancia.

Base legal: interés legítimo del CAE-P. Usted puede oponerse a la difusión de su imagen.

1. h) Trabajadores y colaboradores

• Gestionar la relación laboral o de servicios.
• Cumplir las obligaciones laborales, tributarias y de seguridad social.

Base legal: cumplimiento de obligaciones contractuales; cumplimiento de una obligación legal (obligaciones laborales, tributarias y de seguridad social).

Además, el CAE-P puede tratar los datos de cualquiera de estas personas para atender los requerimientos de autoridades administrativas y judiciales, con base en el cumplimiento de una obligación legal. No utilizará sus datos para fines distintos de los indicados ni para enviarle publicidad de terceros sin su autorización.

6. Origen de los datos

Los datos se obtienen, por regla general, directamente de su titular. En algunos casos los entrega la entidad a la que la persona representa, como ocurre con aliados, auspiciantes y promotores, o el integrante de un equipo que presenta una postulación en nombre de todos. En esos casos, el CAE-P informará a cada titular sobre el tratamiento de sus datos.

7. Destinatarios y transferencias

El CAE-P no vende ni cede sus datos personales. Sus datos pueden ser conocidos por:

• Autoridades, judiciales o administrativas, cuando lo exija la ley o lo ordenen en ejercicio de sus competencias, entre ellas el Servicio de Rentas Internas, el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social y el Ministerio del Trabajo.
• Proveedores que prestan servicios al CAE-P, como plataformas de inscripción, correo electrónico, mensajería, facturación electrónica, almacenamiento y entidades financieras. Solo pueden tratar los datos por cuenta y según las instrucciones del CAE-P.
• Los jurados de la BAQ y de los concursos, que reciben las propuestas sin la identificación de sus autores.
• El público en general, respecto de los resultados de los premios y concursos, la autoría de las obras y publicaciones, los nombres de conferencistas y jurados, y las fotografías y videos de las actividades.

Algunos de estos proveedores, como WhatsApp, alojan los datos fuera del Ecuador. En esos casos, el CAE-P verifica que el proveedor ofrezca garantías adecuadas para la protección de los datos.

8. Conservación

• Socios: mientras mantenga la calidad de socio. Concluida la afiliación, el CAE-P conserva en su registro histórico únicamente los datos de identificación y el historial de afiliación.
• Inscripciones, pagos y facturación: durante la actividad y, después, por el tiempo que exija la normativa tributaria y el necesario para atender reclamos.
• BAQ y concursos: durante la convocatoria y, después, por el tiempo necesario para atender reclamos. Los resultados, las obras premiadas y sus autores forman parte del archivo histórico del CAE-P.
• Envío de información sobre actividades: hasta que usted revoque su consentimiento o se oponga. Desde ese momento, su contacto se mantiene únicamente en una lista de exclusión para no volver a escribirle.
• Videovigilancia: por el tiempo estrictamente necesario para la finalidad de seguridad. Las grabaciones relacionadas con un incidente se conservan mientras dure su atención.
• Aliados, auspiciantes, promotores, trabajadores y colaboradores: durante la relación y, después, por los plazos que exija la normativa laboral, tributaria y de seguridad social.

Vencidos estos plazos, los datos se eliminan o se anonimizan.

9. Entrega de datos y datos inexactos

Los datos marcados como obligatorios en cada formulario son necesarios para prestar el servicio o tramitar la inscripción; si no los entrega, el CAE-P no podrá atender su solicitud. Si los datos son erróneos o inexactos, es posible que no reciba comunicaciones, certificados o facturas correctos. Le pedimos mantenerlos actualizados.

10. Revocatoria del consentimiento

Cuando el tratamiento se basa en su consentimiento, puede revocarlo en cualquier momento, sin justificación y de forma gratuita, por los mismos medios por los que lo otorgó o escribiendo a los correos indicados en el apartado 11. La revocatoria no afecta el tratamiento realizado antes de ella.

11. Sus derechos

Usted puede ejercer los derechos de acceso, rectificación y actualización, eliminación, oposición, portabilidad, suspensión del tratamiento y a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en valoraciones automatizadas.

Para ejercerlos, envíe su solicitud a inforcae@cae.org.ec o a administrador@tamayo-abogados.com, o entréguela en la sede del CAE-P. La solicitud debe contener:

Nombres y apellidos completos, número de cédula o pasaporte y una dirección domiciliaria o electrónica para notificaciones.

El derecho que desea ejercer y lo que solicita, de forma clara.

De ser posible, la descripción de los datos sobre los que recae la solicitud.

Copia de su documento de identidad y, si actúa por otra persona, el documento que acredite la representación.

El CAE-P atenderá su solicitud en un plazo de quince (15) días. La atención es gratuita.

El CAE-P no toma decisiones basadas únicamente en valoraciones automatizadas ni elabora perfiles de sus titulares.

12. Reclamos

Si su solicitud no es atendida en el plazo previsto o es negada, o si considera que sus derechos han sido vulnerados, puede presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales www.spdp.gob.ec.

13. Seguridad

El CAE-P aplica medidas técnicas y organizativas para proteger sus datos frente a accesos no autorizados, pérdida o alteración. El acceso a los datos se limita al personal que los necesita para cumplir sus funciones, sujeto a obligaciones de confidencialidad.

14. Actualizaciones

El CAE-P podrá modificar este aviso cuando sea necesario incluir información adicional o actualizar su contenido. La versión vigente estará publicada en www.cae.org.ec.